Een Excel-formule maken met AI werkt het best als je precies beschrijft wat er in je werkblad staat. 'Tel de omzet op' kan betekenen: alle bedragen, alleen betaalde facturen of alleen verkopen in een bepaalde maand. Het model moet dat verschil uit jouw opdracht kunnen halen.
In deze gids gebruik je een kleine fictieve tabel voor drie praktische formules. Je ziet de invoer, een passende prompt, de formule en de verwachte uitkomst. Je hoeft geen bestand te uploaden en geen toegang tot je administratie te geven. De voorbeelden zijn uitgewerkt ter uitleg; ze vormen geen vergelijking van AI-modellen.
Welke informatie heeft AI nodig voor een formule?
Een formule hangt af van de indeling van je werkblad en de betekenis van de gegevens. Vertel waar koppen staan, waar de gegevens beginnen en in welke cel het resultaat moet komen. Geef ook aan of een bedrag inclusief of exclusief belasting is als dat voor de berekening telt.
Gebruik dit als basisprompt:
Help mij een formule te maken voor [Excel-versie] met Nederlandse functienamen en puntkomma's tussen argumenten. Mijn koppen staan op rij 1. Kolom A bevat [betekenis], B bevat [betekenis] en C bevat [betekenis]. De gegevens staan in rij [begin] tot en met [einde]. Ik wil in cel [cel] het volgende berekenen: [doel]. Bij deze voorbeeldinvoer [waarden] verwacht ik [uitkomst]. Geef de formule, leg de celverwijzingen uit en noem drie controles. Vraag eerst door als de berekening dubbelzinnig is.
De voorbeelden hieronder gebruiken Nederlandse functienamen en puntkomma's. Jouw instellingen kunnen anders zijn. Gebruik je Engelse functienamen of komma's als argumentseparator, vermeld dat dan. Een Nederlandse computer betekent niet automatisch dat alle Excel-instellingen overeenkomen met deze gids.
Een oefentabel om mee te beginnen
Neem deze fictieve gegevens over in A1:D5. Voer de bedragen als getallen in; het euroteken kun je via de celopmaak tonen. Zo voorkom je dat tekst er wel als geld uitziet, maar niet wordt meegeteld.
| Rij | A: Artikel | B: Aantal | C: Prijs per stuk | D: Status |
|---|---|---|---|---|
| 2 | Notitieboek | 2 | 8 | Betaald |
| 3 | Pen | 3 | 2 | Open |
| 4 | Map | 1 | 5 | Betaald |
| 5 | Notitieboek | 1 | 8 | Open |
Zet in E1 de kop 'Regeltotaal'. De rijcijfers in de eerste kolom van deze weergave zijn alleen ter uitleg: maak daarvoor geen extra kolom in je werkblad.
Voor een formulevraag is zo'n kleine tabel meestal informatiever dan een schermafbeelding van een groot bestand. Je kunt bovendien namen en echte bedragen vervangen door fictieve gegevens, zolang de structuur en uitzonderingen hetzelfde blijven. Meer praktische toepassingen vind je in AI voor boekhouding.
Voorbeeld 1: aantal maal prijs per stuk
De eerste formule berekent de waarde van één regel. Een nuttige prompt beschrijft niet alleen de kolommen, maar ook waar de formule moet beginnen:
In B2 staat het aantal 2 en in C2 staat de prijs per stuk 8. Maak een formule voor E2 die het regeltotaal berekent. Ik wil de formule daarna naar E5 kunnen kopiëren. Wat moeten de vier uitkomsten zijn?
Plaats in E2:
=B2*C2
Kopieer de formule tot en met E5. De uitkomsten horen achtereenvolgens 16, 6, 5 en 8 te zijn. De rijverwijzingen veranderen mee: in E3 wordt het bijvoorbeeld =B3*C3.
Een formule met $B$2*$C$2 verwijst na kopiëren steeds naar dezelfde twee cellen. Dat kan elders nuttig zijn, maar is voor dit doel verkeerd. Vraag de AI daarom expliciet welke verwijzingen vast moeten blijven en welke moeten meebewegen. Controleer na het kopiëren minstens de eerste en laatste formule.
Voorbeeld 2: een label maken met ALS
Stel dat je een regeltotaal van 10 of meer als 'Groot' wilt markeren. Precies 10 moet dus meetellen. Zet in F1 de kop 'Label' en gebruik in F2:
=ALS(E2>=10;"Groot";"Klein")
Na kopiëren tot F5 verwacht je Groot, Klein, Klein, Klein. Een passende prompt is:
Schrijf een formule voor F2: als E2 minstens 10 is, toon Groot, anders Klein. Gebruik Nederlandse functienamen en puntkomma's. Leg uit waarom de vergelijking ook bij precies 10 moet kloppen.
Test de grens apart. Zet tijdelijk 10 in E2 en controleer dat 'Groot' verschijnt; herstel daarna de oorspronkelijke formule. Test ook 9 en 11. 'Meer dan 10' en 'minstens 10' verschillen maar één woord, maar leveren bij de grens een andere uitkomst.
Wat moet er bij een lege cel gebeuren? Dat is een aparte keuze. Als je daar een leeg label wilt, vraag dan om een formule die dit expliciet afhandelt. Laat het model die bedrijfsregel niet zelf bepalen.
Voorbeeld 3: alleen betaalde regels optellen met SOM.ALS
Nu wil je de regeltotalen optellen waarvan de status 'Betaald' is. De relevante bedragen zijn 16 en 5, samen 21. Plaats de volgende formule bijvoorbeeld in H2:
=SOM.ALS(D2:D5;"Betaald";E2:E5)
De functie controleert D2:D5 en telt de overeenkomstige waarden uit E2:E5 op. De bereiken moeten dezelfde rijen beschrijven. Een verschoven optelbereik kan een aannemelijk bedrag geven dat toch verkeerd is.
Prompt:
In D2:D5 staat de betaalstatus en in E2:E5 het regeltotaal. Tel alleen bedragen op van regels met status Betaald. De verwachte uitkomst is 21. Geef een formule en leg uit welk bereik de voorwaarde bevat en welk bereik wordt opgeteld.
Voeg je later een zesde gegevensrij toe, dan valt die buiten deze vaste bereiken. Vraag voor een groeiende lijst naar een Excel-tabel met gestructureerde verwijzingen. Controleer ook daarbij of nieuwe rijen daadwerkelijk in het totaal terechtkomen.
Wat doe je als de formule niet werkt?
Plak de formule en de precieze foutmelding in je vervolgvraag. Beschrijf daarnaast wat je verwacht en wat je werkelijk ziet. Verwijder vertrouwelijke gegevens voordat je voorbeelden deelt.
| Probleem | Wat je controleert |
|---|---|
| Excel accepteert de formule niet | Functietaal, aanhalingstekens en argumentseparator |
| Een naam wordt niet herkend | Functienaam en beschikbaarheid in jouw versie |
| Het totaal is te laag | Getallen als tekst, ontbrekende rijen en afwijkende statuswaarden |
| Kopiëren geeft verkeerde resultaten | Relatieve en absolute celverwijzingen |
| Een fout wordt als nul weergegeven | Of een foutafhandeling een werkelijk probleem verbergt |
Vraag niet meteen om alle fouten te onderdrukken. Een foutmelding kan je wijzen op een ontbrekende invoer. Laat de oorzaak verklaren voordat je besluit wat de gebruiker in dat geval moet zien.
Heb je Copilot of een betaald AI-abonnement nodig?
Voor het voorstellen en uitleggen van een formule kun je beginnen in een gewone tekstchat. Jij plakt de formule vervolgens zelf in Excel. Dat is een andere werkwijze dan een assistent die rechtstreeks in een werkmap werkt.
Microsoft biedt formulehulp via Copilot in Excel. Welke toegang je daarvoor hebt, hangt af van je account en de actuele productvoorwaarden. Voor de tekstprompts in deze gids is zo'n koppeling niet nodig.
Ook in GoedkopeAI kun je een beschrijving en fictieve tabel als tekst invoeren. Gratis chat heeft een dagelijkse limiet; betaalde modellen gebruiken vooraf opgewaardeerd tegoed. Je voert de formule vervolgens zelf in Excel in. Bekijk voor breder gebruik AI voor zzp'ers en kleine bedrijven. Welke afspraken bij zakelijke invoer belangrijk zijn, lees je in AI op het werk.
Frequently asked questions
Kan AI een formule maken voor Nederlandse Excel?
Ja. Geef de taal van je Excel, je versie, de kolommen en de gewenste uitkomst. Benoem ook het scheidingsteken dat jouw installatie gebruikt en test de formule op een kleine tabel.
Moet ik mijn Excel-bestand uploaden?
Nee. Voor veel formules zijn kolomnamen en enkele fictieve voorbeeldrijen genoeg. In de GoedkopeAI-chat kun je die informatie als tekst plakken; deze gids vereist geen werkmapupload.
Waarom werkt een Engelse AI-formule niet in mijn Excel?
De functietaal, argumentseparator of beschikbare functies kunnen verschillen. Vermeld je instellingen en Excel-versie en laat de formule daarop aanpassen. Controleer ook of getallen als getal zijn opgeslagen.
Is een formule zonder foutmelding altijd goed?
Nee. Een formule kan naar de verkeerde rijen verwijzen of de grenswaarde verkeerd behandelen. Test gewone gevallen, grenswaarden, lege cellen en een rij die niet aan de voorwaarde voldoet.