AI voor HR: vacatures, onboarding en wat de AI Act verbiedt

HR is een van de afdelingen waar AI het snelst tijd oplevert. Vacatureteksten, onboardingplannen, een eerste versie van een verlofregeling: het is schrijfwerk met een vaste structuur, en daar zijn taalmodellen goed in. Wie AI voor HR inzet voor dat soort teksten, is vaak binnen een middag de helft van zijn schrijftijd kwijt.

Tegelijk zit HR op de gevoeligste data van een organisatie: sollicitaties, verzuim, beoordelingen, salarissen. En precies de taken waar leveranciers het hardst over roepen, zoals cv's laten selecteren of kandidaten laten scoren, vallen onder de AI Act in de zwaarste categorie die nog is toegestaan. Daar komt de AVG bij, die vandaag al geldt.

Dit artikel trekt die grens scherp: wat je morgen kunt doen, wat je beter laat, en wat je als organisatie moet regelen.

Waar helpt AI een HR-afdeling echt mee?

De vuistregel is simpel: AI helpt bij teksten over werk, niet bij oordelen over mensen. Zodra het model iets zegt over een specifieke sollicitant of medewerker, verschuift het van schrijfhulp naar besluitvorming, en daar gelden andere regels.

De bovenste vier regels zijn waar de winst zit. Het zijn taken die tijd kosten, weinig risico hebben en waarbij jij als vakmens het resultaat makkelijk kunt beoordelen. Meer algemene voorbeelden voor andere afdelingen staan in onze gids over AI voor bedrijven.

Hoe schrijf je een vacaturetekst met AI?

Een goede vacaturetekst vraagt drie dingen van je prompt: context over de functie, de toon van je organisatie, en wat je juist níet wilt. Zonder dat laatste krijg je de bekende clichés over "een dynamische omgeving" en "een hands-on mentaliteit".

Een voorbeeldprompt die je zo kunt gebruiken:

Schrijf een vacaturetekst voor een medewerker klantenservice, 32 uur per week, bij een webwinkel in fietsonderdelen in Utrecht. Toon: vriendelijk en nuchter, spreek de lezer aan met je. Maximaal 350 woorden. Structuur: wat je gaat doen, wie je bent, wat we bieden, hoe je solliciteert. Vermijd clichés zoals "dynamisch", "hands-on" en "passie". Gebruik geen Engelse woorden als er een goed Nederlands woord bestaat.

Laat daarna een tweede ronde doen: "Controleer deze tekst op woorden die mensen onbedoeld kunnen uitsluiten, bijvoorbeeld op leeftijd of geslacht, en stel neutrale alternatieven voor." Dat is geen juridische toets, maar het vangt formuleringen als "jong team" die je zelf over het hoofd ziet.

Welk model je daarvoor kiest maakt uit. In onze taaltest schrijft Claude het meest natuurlijke Nederlands, ChatGPT en Gemini zijn correct maar klinken eerder vertaald of zakelijk. Hoe je dat verschil benut, lees je in AI teksten maken.

Kun je onboarding en beleidsdocumenten met AI maken?

Ja, en hier bespaar je misschien nog wel meer tijd dan bij vacatures. Een onboardingplan is een lijst van wat een nieuwe collega in de eerste weken moet weten, doen en ontmoeten. Een model zet dat in een paar seconden in een logische volgorde.

Maak een onboardingplan voor de eerste vier weken van een nieuwe financieel medewerker bij een organisatie met 40 mensen. Per week: doelen, wie de nieuwe collega spreekt (gebruik functietitels, geen namen), welke systemen worden uitgelegd en één moment voor feedback. Zet het in een tabel.

Voor beleidsdocumenten werkt AI het best als eerste opzet. Vraag bijvoorbeeld om een concept-thuiswerkbeleid met de onderwerpen die je wilt regelen, en schrijf erbij dat het model open punten moet markeren in plaats van ze zelf in te vullen. Juist dat voorkomt dat er ongemerkt afspraken in je beleid belanden die je nooit hebt gemaakt.

Controleer altijd wat er over wetten en regels in een concept staat. Taalmodellen schrijven overtuigend, ook als een verwijzing naar een regeling niet klopt of verouderd is. Voor alles wat met arbeidsrecht te maken heeft, blijft een jurist of je eigen vakkennis de toets.

Mag je AI gebruiken voor cv-selectie en beoordelingen?

"Verbieden" is een groot woord, en de titel van dit artikel is daar eerlijk gezegd scherper dan de wet. De AI Act verbiedt het gebruik van AI bij werving en selectie niet, maar zet het in de categorie hoog risico. Onder die categorie vallen volgens bijlage III van de AI Act systemen voor werving en selectie en voor het beoordelen van medewerkers.

Door de Digital Omnibus, de wijziging van de AI Act die sinds 27 juli 2026 van kracht is, zijn de verplichtingen voor die systemen uitgesteld van 2 augustus 2026 naar 2 december 2027. Dat klinkt als uitstel, maar het is vooral tijd om je voor te bereiden. Een hoog-risicosysteem vraagt om zorgvuldigheid die je niet in een losse chatbot regelt.

Belangrijker voor vandaag: de AVG geldt al. Die stelt strenge grenzen aan besluiten over mensen die volledig geautomatiseerd worden genomen. Als een model cv's afwijst en niemand kijkt nog echt mee, zit je precies in dat gebied. Daarnaast staat een cv vol persoonsgegevens, en die horen niet in een consumentenchatbot.

Wat wel kan: AI gebruiken om de selectiecriteria voor een functie scherp te formuleren, of om een gestructureerd interviewformulier te maken dat je voor elke kandidaat gelijk gebruikt. Dan helpt AI je om eerlijker te selecteren, zonder dat het model zelf over mensen oordeelt.

Welke personeelsgegevens mogen in een chatbot?

Het korte antwoord: in een persoonlijk of gratis consumentenaccount geen enkele. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft meldingen van datalekken gekregen van organisaties waar medewerkers persoonsgegevens in AI-chatbots plakten. Gebeurt dat tegen de regels van het bedrijf in, dan is het een datalek, en dan is melden bij de AP en vaak ook bij de betrokkenen meestal verplicht.

Wil je wel met gegevens van medewerkers werken, dan heb je een zakelijk plan nodig met afspraken over wat er met je data gebeurt, en een interne regel die zegt welke data erin mogen. Waar de verschillende aanbieders je data verwerken, zetten we op een rij in AI en privacy in Nederland.

Wat kost een AI-abonnement voor een HR-team?

Voor schrijfwerk zonder persoonsgegevens volstaat elk goed consumentenabonnement. Voor werk met medewerkersdata kom je bij zakelijke plannen per zetel uit.

GoedkopeAI is een tekstchat met meerdere modellen, waaronder Claude Opus 5.5, GPT-6.1 Sol, Gemini 3.8 Flash en DeepSeek V4 Flash, voor €12,95 per maand. Dat is een goede keuze voor vacatureteksten, onboardingplannen en conceptbeleid, omdat je dezelfde prompt aan meerdere modellen kunt geven en de beste versie kiest. Voor dossiers met gegevens van medewerkers of sollicitanten raden we eerlijk gezegd een zakelijk plan met dataafspraken aan. Hoe wij het prijzen, staat op onze prijzenpagina.

Wat moet je als werkgever regelen?

Twee dingen, en HR is vaak de logische eigenaar van allebei.

Het eerste is AI-geletterdheid. Artikel 4 van de AI Act geldt sinds 2 februari 2025, en sinds 27 juli 2026 is het een inspanningsverplichting: je moet maatregelen nemen die AI-geletterdheid ondersteunen, passend bij de rol en de context van je mensen. Een verplichte cursus of certificaat is er niet. Een korte uitleg per team over wat wel en niet mag, plus een plek om vragen te stellen, komt al een heel eind.

Het tweede is een helder AI-beleid: welke tools zijn toegestaan, welke data mag erin, en wie beslist bij twijfel. Zonder die regels kan een medewerker die klantgegevens in een chatbot plakt niet eens weten dat het niet mag. Hoe dat er voor medewerkers uitziet, lees je in AI op het werk. Voor kleinere bedrijven en zzp'ers staat de keuze van een abonnement uitgewerkt in AI voor zzp'ers en kleine bedrijven.

Conclusie